TL;DR

• Gdy DJ odwołuje wesele, poproście o potwierdzenie na piśmie i ustalcie rozliczenie wpłat. Równolegle zacznijcie szukać zastępstwa, zwłaszcza przy bliskim terminie.
• Najszybciej pomagają ludzie, którzy znają Waszą salę: obsługa obiektu, fotograf, filmowiec. Oni wiedzą, kto ostatnio tam grał.
• W pierwszej wiadomości do nowego DJ-a podajcie datę, salę, liczbę gości i godziny. Dzwońcie, zamiast czekać na odpowiedź na czacie.
• Nowy DJ potrzebuje od Was pakietu: harmonogramu, list utworów, informacji o pierwszym tańcu i warunkach sali.
• Na przyszłość: w umowie zapiszcie, kto konkretnie prowadzi wesele i co się dzieje w razie choroby.

Telefon albo wiadomość: „Niestety nie dam rady zagrać na Waszym weselu”. Zostały dwa tygodnie, półtora miesiąca, czasem kilka dni. W grupach ślubnych na Facebooku takie historie wracają regularnie, a pierwsza reakcja jest zawsze ta sama: panika.

Dobra wiadomość jest taka, że wesele da się uratować, nawet przy bliskim terminie. Trzeba tylko działać w dobrej kolejności. Poniżej znajdziecie plan na pierwsze 48 godzin, listę rzeczy do przekazania nowemu DJ-owi i zapisy, które warto mieć w umowie, żeby ta sytuacja się nie powtórzyła.

Z mojego doświadczenia (Kamil): Nigdy nie zdarzyło mi się odwołać wesela. Mimo to w umowie zabezpieczam parę młodą na taką ewentualność: gdybym z ważnej przyczyny nie mógł poprowadzić przyjęcia, zapewniam zastępstwo na podobnym poziomie. Rozwiązanie jest po mojej stronie, a nie po stronie pary. Na każde wesele wożę też zapasowy sprzęt, w tym nagłośnienie, oświetlenie i laptop, żeby nawet awaria nie zatrzymała zabawy.

DJ odwołał wesele: co zrobić w pierwszej kolejności?

Wyjaśniajcie sytuację z dotychczasowym wykonawcą równolegle z poszukiwaniem zastępstwa. Czas rozliczenia może zależeć od umowy i okoliczności odwołania, więc nie odkładajcie przez to kontaktu z innymi DJ-ami.

1. Poproście o potwierdzenie odwołania na piśmie. Wystarczy e-mail albo wiadomość, w której DJ pisze, że nie zagra w danym terminie i dlaczego.
2. Sprawdźcie, co mówi umowa. Poszukajcie zapisów o odwołaniu, zastępstwie i zwrocie wpłaconych pieniędzy.
3. Zapytajcie, czy DJ ma zastępcę. Część wykonawców ma zaufanych kolegów. To może być najszybsze rozwiązanie, ale sprawdźcie taką osobę tak samo jak każdego innego DJ-a.
4. Ustalcie rozliczenie. Zapiszcie ustalenia dotyczące wpłaconych pieniędzy w tej samej korespondencji.

Gdzie najszybciej znaleźć DJ-a na zastępstwo?

Przy bliskim terminie liczy się czas. Zamiast przeglądać dziesiątki profili, zacznijcie od ludzi, którzy znają Waszą salę i Wasz termin.

Piszcie do kilku osób jednocześnie i dzwońcie. Przy terminie za dwa tygodnie nie ma czasu na czekanie trzy dni na odpowiedź na czacie.

Co napisać w pierwszej wiadomości?

Wszystko, co pozwoli DJ-owi odpowiedzieć od razu „mam wolne” albo „nie mam”:

• data wesela i nazwa sali z miastem,
• przybliżona liczba gości i ich przekrój wiekowy,
• godzina rozpoczęcia przyjęcia,
• czego potrzebujecie: sama muzyka, muzyka i prowadzenie czy pełna oprawa z zabawami,
• informacja, że to zastępstwo i do kiedy potrzebujecie decyzji.

Ile czasu zostało? Co realnie da się zrobić

Co przekazać nowemu DJ-owi, żeby szybko wszedł w Wasze wesele?

Nowy DJ nie ma czasu na trzy spotkania. Dajcie mu wszystko w jednej wiadomości:

1. Harmonogram dnia z godzinami: przyjazd gości, obiad, pierwszy taniec, tort, oczepiny. Jeśli go nie macie, skorzystajcie z naszego wzoru: harmonogram wesela godzina po godzinie.
2. Utwory obowiązkowe i zakazane, w tym decyzję o disco polo.
3. Pierwszy taniec: utwór, wersja, czy jest choreografia, czy ma być skrócony.
4. Zabawy: które chcecie, a których nie.
5. Kontakty: do osoby z obsługi sali, fotografa, filmowca i świadków.
6. Warunki sali: do której można grać, gdzie jest stanowisko, dostęp do prądu, zgoda na efekty.
7. Wymowa imion osób, które będą zapowiadane: rodziców, świadków, gości specjalnych.

Jeśli macie to spisane dla poprzedniego DJ-a, po prostu przekażcie dalej. To skraca przygotowania z tygodni do jednej rozmowy.

Jak zabezpieczyć się, żeby to się nie powtórzyło?

Przy rezerwacji DJ-a zapytajcie o plan B i zapiszcie go w umowie. Pytania, które warto zadać każdemu wykonawcy:

• Kto konkretnie przyjedzie na wesele? Imię i nazwisko w umowie.
• Co się dzieje, jeśli zachorujesz? Kto Cię zastąpi i czy możemy go poznać?
• Co dokładnie zapisujesz w umowie na wypadek, gdybyś nie mógł przyjechać?
• Czy masz zapasowy sprzęt na wypadek awarii?
• O której przyjeżdżasz i kiedy robisz próbę dźwięku?

Jedna osoba czy agencja: co z zastępstwem?

To uczciwy wybór między dwoma modelami. Agencja ma kilku DJ-ów, więc łatwiej jej o zastępstwo, ale nie zawsze przyjeżdża ta osoba, z którą rozmawialiście. DJ prowadzący jednoosobową markę daje pewność, kto stanie za konsoletą, więc tym ważniejsze jest pytanie o jego plan na wypadek choroby.

Pozytywny DJ to jednoosobowa marka Kamila Kołodzieja z Pyskowic: wesele prowadzi osobiście ta sama osoba, z którą para ustala szczegóły. W umowie zapisuję, że gdybym nie mógł poprowadzić wesela, zapewniam zastępstwo na podobnym poziomie, więc rozwiązanie jest po mojej stronie. Do sali przyjeżdżam 3 godziny przed weselem, żeby rozstawić sprzęt i sprawdzić dźwięk. Wożę zapasowe nagłośnienie, oświetlenie i laptop, a na sali mam 5 mikrofonów bezprzewodowych, więc awaria jednego urządzenia nie zatrzyma zabawy.

Szukacie zastępstwa na Śląsku?

Jeśli Wasz DJ odwołał wesele, a termin jest bliski, zadzwońcie: 728 883 727 albo napiszcie. Podajcie datę, salę i miasto. Dostępność potwierdzam dla konkretnej daty. Prowadzę wesela na całym Śląsku, m.in. pod Gliwicami, w Katowicach, Zabrzu i Bielsku-Białej. Cena obsługi zaczyna się od 6000 zł, a ostateczną kwotę podaję w ofercie dla konkretnego wesela.

Co zrobić dalej, krok po kroku

1. Poproście o pisemne potwierdzenie odwołania i ustalcie rozliczenie wpłat.
2. Zadzwońcie do sali, fotografa i filmowca po polecenia.
3. Wyślijcie kilku DJ-om jedną wiadomość z datą, salą, liczbą gości i godzinami.
4. Przygotujcie pakiet dla nowego DJ-a: harmonogram, listy utworów, pierwszy taniec.
5. W nowej umowie zapiszcie, kto prowadzi wesele i co w razie choroby.

FAQ

Co zrobić, gdy DJ odwoła wesele dwa tygodnie przed?

Poproście o pisemne potwierdzenie i ustalcie rozliczenie wpłat. Równolegle dzwońcie do sali, fotografa i filmowca po polecenia. Wysyłajcie jedną konkretną wiadomość do kilku DJ-ów naraz i podejmijcie decyzję w 2 do 3 dni.

Gdzie szukać DJ-a na ostatnią chwilę?

Najszybciej przez obsługę sali, fotografa i filmowca, bo znają DJ-ów, którzy grali w Waszym obiekcie. Pomagają też portale ślubne z filtrem miasta i lokalne grupy ślubne.

Czy Pozytywny DJ przyjmuje wesela na bliski termin?

Tak, jeśli termin jest wolny. Zadzwońcie pod numer 728 883 727 i podajcie datę oraz salę. Dostępność potwierdzam dla konkretnej daty.

Co zapisać w umowie z DJ-em na wypadek odwołania?

Imię i nazwisko osoby, która prowadzi wesele, zasady zastępstwa w razie choroby i informację o zapasowym sprzęcie. Pozytywny DJ zapisuje w umowie, że w razie potrzeby zapewnia zastępstwo na podobnym poziomie.